人力资源合规 ——企事业单位离职交接制度的建立与完善

一般企事业单位针对离职交接的程序均有所规定，但该制度常常缺乏明确的离职原因、交接内容、文件留存等规定而产生法律风险，如何完善内部离职交接制度，才能减少争议，降低法律风险呢？结合法律、法规和司法判例，我们认为“离职交接”制度的完善应当符合以下要求：

企事业单位应当针对离职交接发布规范性文件，进行制度化管理，确保员工均可遵守程序性规范。在流程设计时，应当具体明确，规定负责人员、完成时间、移交清单、审批表以及审批人员的权限等。一般完善的离职手续，包括以下内容：

（1）离职人员应办理工作交接和财务结算手续。对此，单位应当在规章制度中明确劳动者在离职时应当办理的离职手续，具体包括：工作交接（包括业务交接、工作文件资料信息交接）、资产移交（包括单位资产、财务的返还、各类工作证件的移交、系统密码交还等）、财务结算；

（2）单位出具解除或终止劳动合同的证明；

（3）单位为离职人员办理档案和社保关系的转移手续；

（4）需要支付经济补偿金的，应当按规定支付；

（5）对已经解除或者终止的劳动合同文本，应当予以保存、存档至少3年时间。

实践中，劳动者和单位之间的工作交接应当在双方的劳动关系续存时进行，一般在劳动者提出离职后的 30 天内或者在劳动合同即将终止的 30 天内进行。这里需要提醒各企事业单位的是，劳动者的工作交接应当尽量在劳动关系结束前完成，否则容易形成事实劳动关系。

对于消极懈怠办理离职交接的员工，应当及时催告并保留证据。高级管理人员或重要岗位人员的工作交接需一定时间才能完成，单位应在其离职日之前尽早安排。如遇劳动者不办交接就离职的，应发函催办交接，获得证据以证明暂不支付经济补偿金甚至要求劳动者赔偿损失的合法性。

在公司与员工A劳动人事争议一案，公司主张，员工A长期占用借款5500元未还，但双方提交的《离职交接单》中均显示，公司人力资源部与后勤管理部负责人均签字确认员工A的离职交接工作已办理完毕，与员工A的主张能够相互吻合，故法院对公司的主张不予采信。

签署离职交接单时应当确认交接单内容，避免成为单位一方的不利证据。在司法实践中，离职交接单经常作为证据来使用，因此为了保障企事业单位的权益，负责人员在离职交接单签字时，要确认该交接单的内容，以免发生不必要的纠纷。

实践中，企事业单位常以《离职交接单》作为证据证明员工的离职原因，但若存在其他相反证据证明离职交接单上的离职原因虚假，单位同样需要承担举证不能的法律后果。

在员工C与公司劳动人事争议一案，公司就员工C离职原因提交了离职交接单，以离职交接单中载明有员工C已于2012年9月28日申请调离为由，主张双方解除劳动合同系员工C个人提出辞职。法院认为，根据本案所查明的事实，该离职交接单载明的离职原因与某公司对员工C做出的违纪处罚通知以及开除员工C的通知等载明的解除劳动合同原因矛盾，且离职交接单系是由公司提供的制式表格，并在公司对员工C做出开除决定之后签署，据此，法院采信员工C的主张，确认公司违法解除与员工C的劳动合同。

实践中，部分企事业单位会在离职交接中约定“双方无任何劳动争议及纠纷”的条款以规避单位的赔偿责任，但此条款往往会被仲裁机构或法院认定为无效。

在员工B与公司劳动人事争议一案，关于《离职交接单》中“双方无任何劳动争议及纠纷”条款的效力，法院认为，签订书面劳动合同系单位的法定义务，支付未签订劳动合同的双倍工资差额系法律的惩罚性规定，在公司未签书面劳动合同而应支付员工B双倍工资差额的情况下，《离职交接单》中并未对此予以明确说明，考虑到劳动者的弱势地位，法院认为仅通过该条款不能认定员工B做出了放弃索要劳动合同双倍工资差额的意思表示。公司以《离职交接单》上的上述条款为由主张不支付未签订劳动合同的双倍工资差额，缺乏依据，法院不予支持。

根据法律的相关规定，一般企事业单位需在15日内为劳动者办理档案和社会关系转移手续，不得随意扣留劳动者的档案，否则将被责令限期归还，并处罚款，给劳动者造成损害的，还要承担赔偿责任。

除离职原因外，劳动相关的争议案件中，单位对于劳动者工作年限、工资以及处罚情况等事实负有举证责任，对此，企事业单位应当保留相应的材料，以便争议产生后进行举证。

（1）关于劳动者的工作年限：实践案例中，员工A为确认1999年9月至2011年3月28日与某公司存在劳动关系诉至法院，因该公司不能提供1999年9月至2007年11月的考勤表，最终，法院采纳了劳动者的意见，做出了不利该公司的判决。计算劳动者工作年限应当由单位负举证责任，包括但不限于劳动者的入职时间等。 

（2）关于工资：发放工资的凭据完全由用人单位掌控，并且单位须将工资凭据保存两年以上。如果要求劳动者提交由单位掌控的证据，显然是不合情理的。因此，工资争议中关于工资发放的时间、金额是由单位举证，如工资表等。 

（3）关于对员工的处罚或撤销：当员工出现被处罚的事件，如员工旷工等，单位对员工做出处罚或撤销处罚以及处罚或撤销处罚已经送达的事实由单位负举证责任。

（4）关于劳动者给单位造成了经济损失：劳动者给单位造成了经济损失的事实由单位负举证责任，举证应当围绕：1）劳动者的不当行为是否达到“严重失职”的标准； 2）给单位造成的损失是否达到“重大损害和严重结果”的标准；3）此等标准事先单位是否明确告知劳动者。